Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) betont die Verantwortlichkeit, die Unternehmen und öffentliche Stellen (auch „verantwortliche Stellen" oder „Verantwortliche" genannt) für die Einhaltung des Datenschutzes haben. Diese müssen nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. Die umfangreichen Pflichten zur Dokumentation sollen dies sicherstellen. Die Aufzeichnungen dienen als Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht, bei gerichtlichen Kontrollverfahren sowie für eine nachträgliche Information Betroffener.

Für die Erstellung einer Datenschutz-Dokumentation ist der Verantwortliche, sprich das Unternehmen zuständig und damit die Geschäftsführung. Diese muss Sorge dafür tragen, dass die Dokumentation erstellt und gepflegt wird. Natürlich kann sie sich dabei externer oder interner Helfer bedienen. Zum Beispiel können die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten von den Mitarbeitern dokumentiert werden, die sie am Besten kennen, weil sie sie jeden Tag ausführen. Gleichzeit kann eine externe Beratungsgesellschaft wie Dreyfield & Partner die Dokumente auf Vollständigkeit prüfen und beratend zur Seite stehen.

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